Group of business people working with laptop at meeting Obowiązkowy KSeF nie będzie obowiązywał od 2024 roku – co to oznacza dla podatników?
Wprowadzony przez Ministerstwo Finansów Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski program informatyczny dający przedsiębiorcom możliwość wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Jeszcze nie tak dawno wszystko wskazywało na to, że korzystanie z programu będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw od 2024 roku. Ministerstwo Finansów zmieniło jednak zdanie w tym zakresie. Co to oznacza dla podatników? Tego właśnie dowiecie się z dzisiejszego artykułu, który powstał we współpracy z Piotrem Kowalczykiem – przedstawicielem platformy z kurami podatkowymi.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Jak wspomniano, Krajowy System e-Faktur to system informatyczny dający przedsiębiorcom możliwość tworzenia i udostępniania faktur. Celem wprowadzenia KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. Z Krajowym Systemem e-Faktur połączone mają być wykorzystywane przez firmy i biura rachunkowe programy co fakturowania i księgowości. Dzięki temu możliwe będzie przesyłanie faktur przez jeden system. Dotyczy to oczywiście nie tylko przesyłania faktur, ale i ich odbierania.
Jak działa KSeF?
Krajowy System e-Faktur daje możliwość wystawiania faktur w formacie XML. Wszystko dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu finansowo-księgowym. System na bieżąco sprawdza, czy wystawiania faktura jest zgodna ze standardem. Mowa tu o prawidłowym schemacie XML faktury. Poza tym system każdej fakturze nadaje unikatowy numer. Przedsiębiorca wystawiający fakturę otrzymuje urzędowe poświadczenie jej odbioru (UPO). Kontrahent będący odbiorcą faktury uzyskuje do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie się w Krajowym Systemie e-Faktur.
Krajowy System e-Faktur – od kiedy?
Jeszcze nie tak dawno wszystko wskazywało na to, że korzystanie z KSeF obowiązkowe będzie od 2024 roku. Dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT taki obowiązek miał wejść w życie od 1 lipca 2024 roku. Z kolei 1 stycznia 2025 roku z systemu obowiązkowo korzystać mieli podatnicy zwolnieni podmiotowo i przedmiotowo z podatku od towarów i usług w zakresie wystawiania faktur. Mowa tu o tzw. nievatowcach. W styczniu Ministerstwo Finansów zmieniło decyzję. 19 stycznia 2014 roku poinformowano, że termin wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostaje przesunięty do końca roku. Przedsiębiorcy dostali zatem więcej czasu na to, aby jeszcze lepiej przygotować się do korzystania z KSeF. Warto tego czasu nie zmarnować. Dobrym rozwiązaniem są kursy podatkowe dostępne na: https://rewolucjaumyslow.pl/, czyli organizowane przez firmę specjalizującą się w zakresie księgowości i podatków.
Jakie korzyści wiążą się z korzystaniem z KSeF?
Aktualnie korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur nie jest obowiązkowe. Każdy przedsiębiorca może samodzielnie podjąć decyzję, czy decyduje się na ten krok już teraz. Warto jednak wiedzieć, że ci przedsiębiorcy, którzy już teraz się na zdecydują, mogą liczyć na korzystne dla siebie rozwiązania. W pierwszej kolejności wskazać można tu na zwolnienie z konieczności przechowywania faktur i ich archiwizacji. Przedsiębiorcy korzystający z KSeF zwolnieni są także z obowiązku przekazywania plików JPA_FA na żądanie urzędu. Poza tym korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się ze skróceniem czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni. Dodatkowo przedsiębiorcy liczyć mogą na bezpieczeństwo interpretacyjne, większą automatyzację procesów fakturowania i księgowania, a także na możliwość pobierania faktur kosztowych bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
Jak przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur?
Przedsiębiorca chcący przystąpić do Krajowego Systemu e-Faktur posiadać musi kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, podpis zaufany bądź specjalny token wygenerowany przez KSeF. Jeśli spełnia się powyższe warunki, wystarczy zarejestrować się na stronie internetowej Krajowego Systemu e-Faktur. Podkreślić tu trzeba, że z KSeF korzystać mogą nie tylko same firmy, ale również biura rachunkowe obsługujące przedsiębiorców w zakresie księgowości. Ważne jest jednak, aby program do fakturowania, z którego korzysta biuro rachunkowe, było zintegrowane z KSeF.
